A beszámoló és a munkaterv elkészítése

Az óvodavezetők a nyári időszak alatt sem pihenhetnek, hiszen a nevelési év összegzése, majd a következő nevelési év előkészítése az ő feladatuk. A fenntartók különböző határidőket adnak a beszámoló és a munkaterv elkészítéséhez, amely általában a nyári időszakra vagy az ősz elejére esik.

Vezetői gyakorlatomban eredményesnek – és a munkavállalók aspektusából átláthatónak – bizonyult az a módszer, amikor munkatervemet a jogszabályi háttér, valamint az önértékelési és tanfelügyeleti szempontok alapján állítottam össze, majd beszámolómban a munkaterv struktúrája alapján elemeztem, értékeltem a nevelési év céljainak és feladatainak megvalósulását.

Amennyiben a törvényi előírásokat vesszük számba, a munkaterv fogalmát és annak tartalmát a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról szóló 20/2012. (VIII. 31.) EMMI-rendelet (a továbbiakban EMMI-rendelet) 3. §-a szabályozza, amely szerint a nevelési-oktatási intézmények működését meghatározó dokumentumról van szó. A nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvény 85. § (2) bekezdése tartalmazza a beszámolóval kapcsolatos szabályozást: a fenntartó nevelési évenként legfeljebb egy alkalommal kötelezheti az intézményvezetőt arra, hogy az intézmény tevékenységéről átfogó módon beszámoljon. Emellett az EMMI-rendelet a 149. §-ban írja elő, hogy az intézményvezető és az intézmény ellenőrzése (azaz a vezetői és az intézményi tanfelügyelet) részét képezi az ellenőrzést megelőző két nevelési év beszámolójának elemzése.

Bár nem törvényi előírás, de a jogszabályi hátteret egészítik ki az Oktatási Hivatal Önértékelési kézikönyv óvodák számára és Országos tanfelügyelet. Kézikönyv óvodák számára című kiadványai, amelyek tartalmazzák a dokumentumelemzés módszerét mindkét folyamat során. A kézikönyvek azt is pontosan szabályozzák, hogy mely szempontok szerint szükséges elemezni, majd értékelni az óvodai dokumentumokat – így a munkaterveket és a beszámolókat is [amelyeket az EMMI-rendelet 149. § (1) bekezdése értelmében november 30-ig feltölt az intézmény az OH informatikai felületére].

Az óvoda működését meghatározó folyamatok és dokumentumok

Elsőként tekintsük át azt a folyamatot és az ehhez kapcsolódó dokumentumok elkészítésének sorrendjét, illetve összefüggéseit, amely minden óvoda működését megalapozza és a minőségi munkavégzést nagymértékben befolyásolja!

A vezető a stratégiai dokumentumokból kiindulva határozza meg az egy nevelési évre szóló munkatervét, amely tartalmazza az EMMI-rendelet 3. § (2) bekezdésében foglaltakat:
– az óvodai nevelés nélküli munkanapok időpontját, felhasználását,
– a szünetek időtartamát,
– az óvodai élethez kapcsolódó ünnepek megünneplésének időpontját,
– az előre tervezhető nevelőtestületi értekezletek, szülői értekezletek, fogadóórák időpontját,
– az intézmény bemutatkozását szolgáló pedagógiai célú, óvodai nyílt nap tervezett időpontját,
– minden egyéb, a nevelőtestület által szükségesnek ítélt kérdést.

Az EMMI-rendelet szerinti kötelező tartalmat szükséges kiegészíteni az Önértékelési kézikönyvben és a Tanfelügyeleti kézikönyvben kiadott hét intézményi területtel és az ide vonatkozó indikátorokkal. A munkaterv – mint operatív dokumentum – támogatja a vezetőt abban, hogy tudatosan, tervszerűen tudja irányítani az adott nevelési év során az intézményt. Meggyőződésem és sok éves tapasztalatom, hogy egy jól működő intézmény alapja
– a kiszámíthatóság,
– a biztonság és
– a tudatos, tervszerű irányítás.

Az ad hoc jelleggel működtetett intézményekben a munkavállalók elbizonytalanodnak, és az előre nem tervezhető munkahelyi programok, események magánéletükre is negatív hatást fognak gyakorolni. Ezek a nehézségek a szervezeti kultúrát is hátrányosan befolyásolják, hiszen megindulnak a kételkedő, elégedetlen beszélgetések, amelyekről jó esetben a vezetőt is tájékoztatják, de lappangó konfliktusforrásként be is árnyékolhatják a mindennapokat. Ezért vezetőként mindig fontosnak tartottam, hogy a munkavállalók időben megkapják a munkaterv-javaslatot, amelyet az augusztus utolsó hetében rendezett alkalmazotti értekezlet előtt legalább egy héttel minden dolgozó (beleértve a nevelő-oktatómunkát közvetlenül segítőket is) elolvashatott, véleményét kialakíthatta (sok esetben visszajelzéseit már ebben az időszakban meg is tette), majd az értekezleten Power Point előadással szemléltetve tártam a nevelőtestület elé. A munkaterv nevelőtestületi elfogadása így a megfelelő előkészítés és legitimáció jegyében zajlott. Emellett – a nevelőtestület infokommunikációs kompetenciáját is fejlesztve – elektronikus naptárban rögzítettük a munkatervben szereplő dátumokat, amely egyfajta kiszámíthatóságot és a magánéletre is pozitív hatással bíró tervezhetőséget jelentett, hiszen egy évre előre tudta mindenki, hogy mikor lesznek az értekezletek, jeles napok, rendezvények, egyéb események. A csoportokat – így a családokat is – érintő programokat az óvoda honlapján megtalálható naptárban tettük nyilvánossá.

Az alábbiakban a munkaterv egy lehetséges felépítését mutatom be:
– Bevezető
o    Jogszabályi háttér
– A nevelési év rendje
o    A nevelési év tartama
o    Az óvoda nyitva tartása
o    Nevelés nélküli munkanapok
o    A szünetek időtartama
o    Az értekezletek, megbeszélések időpontja és tartalma
o    Az óvodai élethez kapcsolódó ünnepek időpontja és tartalma
o    A nyílt nap időpontja
o    A befogadás, beszoktatás menete
o    A szülői értekezletek és a fogadóórák rendje
o    Csoportbeosztás
– A pedagógiai munka tervezése
o    Pedagógiai folyamatok
o    Személyiség- és közösségfejlesztés
o    Eredmények
o    Belső kapcsolatok, együttműködés, kommunikáció
o    Az intézmény külső kapcsolatai
o    A pedagógiai munka feltételei
o    A Kormány és az oktatásért felelős miniszter által kiadott, az ÓNAP-ban megfogalmazott elvárásoknak és a PP-ben megfogalmazott céloknak való megfelelés
o    Az intézményi igazgatás területei és feladatai
o    A munkavállalók munkarendje
– Legitimációs záradék
– Mellékletek
o    Önértékelési terv
•    Pedagógus-önértékelések
•    Vezetői önértékelés
•    Intézményi önértékelés
•    Az intézményi önértékelés évente ismétlődő elvárásainak vizsgálata
o    Munkaközösségi terv
o    Gyermekvédelmi terv
o    Ellenőrzési terv
•    Hivatalos csoportlátogatások
•    Az intézményi (tanügy-igazgatási, gazdálkodással kapcsolatos) dokumentumok ellenőrzése
•    Egyéb (például tisztasági) ellenőrzések.

A vezetői önértékelés, valamint a vezetői ellenőrzés során az alábbi szempontok mentén szükséges végezni a vizsgálatot (Önértékelési kézikönyv 47. oldal és Tanfelügyeleti kézikönyv 52. oldal), így az alábbi tartalmakat kell megjeleníteni a dokumentumokban:
– a megfigyelési, mérési, értékelési eredmények beépítése a nevelési-tanulási-tanítási folyamatba;
– a pedagógiai tervezőmunka irányítása, az éves nevelési és tevékenységi tervek kidolgozása és összehangolása annak érdekében, hogy azok lehetővé tegyék a követelmények (fejlesztés, fejlődés) teljesítését valamennyi gyermek számára;
– a stratégiai vagy operatív szempontból fejlesztésre szoruló területek;
– a vezetési programban leírt célok teljesülését igazoló tevékenységek;
– az intézményben működő szakmai csoportok munkája;
– az intézményi erőforrások vezetői elemzése;
– a célok elérését támogató együttműködési formák;
– aktuális feladatok az éves munkatervben;
– az éves beszámolók visszacsatolásai az érintettek számára az elvégzett feladatokról.

Az intézményi önértékelés, valamint az intézményellenőrzés során a dokumentumok köre bővül, hiszen itt már a munkaközösségek beszámolóit is vizsgálnunk kell az alábbi szempontok szerint (Önértékelési kézikönyv 68. oldal és Tanfelügyeleti kézikönyv 74. oldal):
– az operatív tervezés és az intézményi stratégiai célok viszonya;
– az intézményi munkaterv és a munkaközösségek éves terveinek egymásra épülése;
– az előző évi értékelésre épített fejlesztő célú elemek, nevelési és tanítási feladatok megjelenése a munkatervekben;
– kiemelt nevelési, tanítási és egyéb feladatok a munkatervben;
– az egyes feladatok felelőse, határideje, a végrehajtás ellenőrzője;
– az intézmény hagyományai;
– a munkatervben meghatározott tartalom realitása;
– a beszámolók reflektálása a munkatervre vonatkozóan.

Az intézményi önértékelés és tanfelügyeleti ellenőrzés öt évre visszamenőleg a mérési eredmények adatait, azok elemzését is vizsgálja, melynek szempontsora a következő:
– az óvoda mérési teljesítménye (ha van megfelelő adat) az országos átlaghoz és a hozzá hasonló óvodák átlagához;
– változások vagy tendencia kimutatása az utolsó öt évben;
– az óvoda elkötelezettsége (több feladat-ellátási hely esetén) a gyermekek szociokulturális hátterének megismerésében;
– az óvoda szociokulturális hátránykompenzáló hatása;
– az óvoda fejlesztő hatása;
– azonos csoportszervezés és összevont intézmények esetén (tagintézmények, több épületegységben működő intézmények) az eredmények (teljesítmény) kimutatása, változás vagy tendencia az utolsó öt évben;
– a többiektől kifejezetten leszakadó gyermekek aránya;
– a többiekhez képest kifejezetten jobb eredményt elérő gyermekek aránya.