Már-már közhelyszámba menő megállapítás, hogy az óvodák adminisztrációs terhei jelentősen megnövekedtek. Pedig valós nehézséget okoz, hogy a vezetők és a pedagógusok is jelentős adminisztrációs többletfeladatokat látnak el, mivel adatokat kell szolgáltatniuk az Oktatási Hivatalnak, a fenntartónak és a szülőknek. A tanügyi dokumentumok kezelésének rendjét, az esetleges hibák következményeit és korrigálási lehetőségeit bemutató írásunkat vezető kormányhivatalnok írta.
Jogszabályi háttér
Az óvodai iratkezelési szabályok alapja a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról 20/2012. (VIII. 31.) EMMI-rendelet (a továbbiakban: miniszteri rendelet), amelynek 84. §-a úgy rendelkezik, hogy az iratkezelés rendjét az óvodának helyben kell szabályoznia, amelynél figyelembe kell vennie a köznevelési rendelkezéseken kívül más jogszabályokat is, így
– a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény rendelkezéseit, valamint
– a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) kormányrendelet előírásait is.
Az iratok nyilvántartására, az iratforgalom dokumentálására, az iratkezelés megszervezésére vonatkozó legfontosabb általános szabályokat a 335/2005. (XII. 29.) kormányrendelet (a továbbiakban: kormányrendelet) tartalmazza.
Az iratkezelési szabályzat
Az óvodába érkezett vagy az intézményen belül keletkezett iratok kezelésének rendjét az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni.
Az iktatás
Az iratkezelés alapszabálya, hogy az óvodába érkezett és az intézményben keletkezett iratokat iktatni kell. Amennyiben az óvodai nevelés nemzetiségi nyelven folyik, a gyermekek óvodai nevelésével kapcsolatosan keletkezett iratokat külön iktatókönyvben, két nyelven – a nemzetiség által használt és magyar nyelven – kell iktatni és tárgymutatózni.
A küldemények átvételére, felbontására, érkeztetésére és továbbítására, az iktatásra, az iratok kiadmányozására, selejtezésére vonatkozóan szintén a kormányrendelet előírásai az irányadók. Ezen kívül a jogszabály tételesen felsorolja azokat a küldeményeket is, amelyeket nem kell iktatni, például a meghívókat, a reklámanyagokat. Éppen ezért a miniszteri rendelet – néhány kivételtől eltekintve – külön nem tartalmaz az iratkezelésre, az iratok selejtezésére vonatkozó további részletes előírásokat.
Fontos: a személyesen benyújtott iratok átvételét igazolni kell. Ez történhet akár igazolás kiadásával, akár a ténynek az iratra történő rávezetésével, és annak hitelesítésével (dátum, aláírás, pecsét).
A jogszabályban meghatározottakon túl felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani
– a névre szóló iratokat,
– az óvodaszék, a szülői szervezet, a munkahelyi szakszervezet részére érkezett leveleket, továbbá
– azokat az iratokat, amelyek felbontásának jogát az óvodavezető fenntartotta magának.
Ha az ügy jellege megengedi, az ügyiratban foglaltak távbeszélőn, elektronikus levélben vagy a jelenlévő érdekelt személyes tájékoztatásával is elintézhetők. Távbeszélőn vagy személyes tájékoztatás keretében történő ügyintézés esetén az iratra rá kell vezetni a tájékoztatás lényegét, az elintézés határidejét és az ügyintéző aláírását.
A kiadmányozás
Az óvodai kiadmányozás alapvetően az óvoda vezetőjének a jogosultága. Nincs azonban jogi akadálya, hogy ezt a jogát egyes ügyekben az általa megbízott más személyre átruházza.
Az óvoda által hozott határozat
Egy szülő hároméves gyermeke felvételét kérte, ám a körzetes óvoda helyhiányra hivatkozva elutasította a kérelmet. Az intézményvezető e-mailben, csak egy mondatban közölte a szülővel az elutasítást. A megdöbbent szülő azt sem tudta, mit tehet egy ilyen helyzetben. Jogszerűnek tekinthető az óvodavezető eljárása?
A miniszteri rendelet 83. § (4) bekezdése alapján az óvodának a döntését mindenképpen határozatba kell foglalnia az alábbi esetekben:
– az óvodai jelentkezést, a felvétel iránti kérelmet részben vagy egészben elutasítja, illetve
– sérelem hiányában hoz a gyermekre hátrányos döntést, továbbá
– a szülő kéri a döntés határozatba foglalását.
Az óvoda által hozott határozatnak minden esetben rendelkező részből és indokolásból kell állnia. A rendelkező rész magát a döntést, az indokolás pedig az ennek alapjául szolgáló tényeket, szempontokat, indokokat foglalja magában. A határozatnak ezen kívül tartalmaznia kell
– a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését,
– mérlegelés esetén az erre történő utalást,
– a mérlegelésnél figyelembe vett szempontokat és
– az eljárást megindító kérelem benyújtására történő figyelmeztetést (jogorvoslat).
Visszatérve kiinduló példánkhoz: A bemutatott jogszabályok tükrében egyértelmű, hogy az óvodavezető jogsértően járt el: a felvétel elutasítását határozati formában, indokolással és jogorvoslati tájékoztatással kellett volna a szülővel közölnie. Ebben az esetben a szülő is értesülhetett volna arról, hogy a felvételt elutasító döntés ellen jogszabálysértés miatt a fenntartóhoz fordulhat jogorvoslatért. A körzetes óvoda ugyanis nem utasíthatja el a körzetében lakó óvodaköteles korú gyermek felvételét. Az alapvető jogok biztosa egy óvodai eset kapcsán megállapította, hogy nem fogadható el a tisztességes eljárás alapján megkövetelt, érdemi alakszerű döntésnek, hogy a szülő számára e-mailben az óvoda vagy a fenntartói intézményi referens megadja egy másik javasolt új óvoda elérhetőségeit. Az alapvető jogok biztosának álláspontja szerint ez az eljárás, mulasztás akadályozta a szülő törvényi jogainak érvényesülését, így a szülő tisztességes eljáráshoz, valamint jogorvoslathoz való jogával összefüggő visszásságot okozott (AJB-3010/2015. számú ügy).
A cikk teljes egészében elolvasható az Óvodai Vezetési és Nevelési Módszertani Tanácsadó című folyóirat januári számában.
