Nem fogadható el jogszerű gyakorlatként sem munkajogi, sem adatvédelmi szempontból, ha azokat a fenntartó – bármilyen indokra hivatkozva vagy akár indokolás nélkül – önkényesen magához vonja.

Az alkalmazással összefüggő adatok köre, kezelése

A nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvény (a továbbiakban: köznevelésről szóló törvény) 41. § (2) bekezdése alapján minden köznevelési intézményköteles nyilvántartani

− a pedagógus oktatási azonosító számát,

− pedagógusigazolványának számát,

− a jogviszonya időtartamát és

− heti munkaidejének mértékét.

Ezen túlmenően a települési önkormányzati fenntartású óvodákban, az egyházi és magánóvodákban nyilván kell tartani a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (a továbbiakban: Kjt.) 5. számú mellékletében meghatározott közalkalmazotti alapnyilvántartás szerinti adatokat.

A közalkalmazotti alapnyilvántartás adatai közül

− a munkáltató megnevezése,

− a közalkalmazott neve, továbbá

− a besorolására vonatkozó adat közérdekű, ezeket az adatokat a közalkalmazott előzetes tudta és beleegyezése nélkül nyilvánosságra lehet hozni.

A munkáltatónál vezetett közalkalmazotti alapnyilvántartásba – az érintetten kívül – a következők jogosultak betekinteni, illetőleg abból adatot átvenni a rájuk vonatkozó jogszabályban meghatározott feladataik ellátása céljából:

− a közalkalmazott felettese,

− a minősítést végző vezető,

− feladatkörének keretei között a törvényességi ellenőrzést végző vagy törvényességi felügyeletet gyakorló szerv,

− munkaügyi, polgári jogi, közigazgatási per kapcsán a bíróság,

− a közalkalmazott ellen indult büntetőeljárásban a nyomozó hatóság, az ügyész és a bíróság,

− a személyzeti, munkaügyi és illetmény-számfejtési feladatokat ellátó szerv ezzel a feladattal megbízott munkatársa feladatkörén belül,

− az adóhatóság, a nyugdíjbiztosítási igazgatási szerv és az egészségbiztosítási szerv, az üzemi baleseteket kivizsgáló szerv és a munkavédelmi szerv.

A közalkalmazotti alapnyilvántartás adatai közül
− a munkáltató megnevezése,
− a közalkalmazott neve, továbbá
− a besorolására vonatkozó adat közérdekű, ezeket az adatokat a közalkalmazott előzetes tudta és beleegyezése nélkül nyilvánosságra lehet hozni.

A munkáltatónál vezetett közalkalmazotti alapnyilvántartásba – az érintetten kívül – a következők jogosultak betekinteni, illetőleg abból adatot átvenni a rájuk vonatkozó jogszabályban meghatározott feladataik ellátása céljából:
− a közalkalmazott felettese,
− a minősítést végző vezető,
− feladatkörének keretei között a törvényességi ellenőrzést végző vagy törvényességi felügyeletet gyakorló szerv,
− munkaügyi, polgári jogi, közigazgatási per kapcsán a bíróság,
− a közalkalmazott ellen indult büntetőeljárásban a nyomozó hatóság, az ügyész és a bíróság,
− a személyzeti, munkaügyi és illetmény-számfejtési feladatokat ellátó szerv ezzel a feladattal megbízott munkatársa feladatkörén belül,
− az adóhatóság, a nyugdíjbiztosítási igazgatási szerv és az egészségbiztosítási szerv, az üzemi baleseteket kivizsgáló szerv és a munkavédelmi szerv.

A köznevelésről szóló törvény 41. § (5) bekezdése alapján a közalkalmazotti alapnyilvántartás szerinti adatok továbbíthatók ugyan a fenntartónak, de az adatkezelésnek ebben az esetben is meg kell felelnie a célhoz kötöttség követelményének.

Fontos követelmény, hogy az óvodavezető az alkalmazottak személyes adatait csak
− a foglalkoztatással,
− juttatások, kedvezmények,
− kötelezettségek megállapításával és teljesítésével,
− állampolgári jogok és kötelezettségek teljesítésével kapcsolatosan,
− nemzetbiztonsági okokból,
− a köznevelésről szóló törvényben meghatározott nyilvántartások kezelése céljából a célnak megfelelő mértékben, célhoz kötötten kezelve továbbíthatja a fenntartónak, ahol az az adatkezelésnek mindvégig eleget kell tennie e követelménynek. Ez azt jelenti, hogy csak olyan személyes adat kezelhető, amely
− az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen,
− a cél elérésére alkalmas,
− csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig.

Mindebből következően, a fenntartó képviselő-testület vagy annak tagja csak a törvényben fentebb meghatározott okokból és célból, csak a szükséges mértékig jogosultak az óvodai alkalmazottak személyi anyagába − például munkaszerződésbe, kinevezési okiratba, jelenléti ívbe − betekinteni, ott adatokat megismerni. Ezek közé tartozhat például az óvoda működésének törvényességi ellenőrzése során kért adatközlés, vagy az intézményi foglalkoztatás áttekintése, helyi szabályozási célból történő adatmegismerés, azonban pusztán a „fenntartói tájékozódás” vagy „az alkalmazottakkal kapcsolatos ismeretszerzés” mint cél nem elegendő. A név szerinti – személyes adatnak minősülő – adatmegismerésre ebben az esetben is csak akkor jogosult a képviselő, ha erre  a testülettől mint fenntartótól megbízással rendelkezik − önmagában a képviselő-testületi tagság nem jogosít fel személyes adat megismerésre! Továbbá igazolja az adatmegismerés célját, szükségességét és mértékét.

Más a helyzet akkor, ha a képviselő csak a foglalkoztatással kapcsolatos statisztikai célú adatkezelést igényli, erre a jogszabályok tág lehetőséget biztosítanak. A köznevelésről szóló törvény 43. § (3) bekezdése alapján az alkalmazottak adatai statisztikai célra felhasználhatók, és statisztikai felhasználás céljára személyazonosításra alkalmatlan módon átadhatók.

Az óvodában a szervezeti és működési szabályzatának mellékleteként kiadott adatkezelési szabályzatban kell meghatározni az adatkezelés − így a fenntartónak történő adattovábbítás − intézményi rendjét.

A cikket teljes egészében elolvashatja az Óvodai Vezetési és Nevelési Módszertani Tanácsadó aktuális számában.